Державний комітет архівів україни український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства



Сторінка1/5
Дата конвертації14.12.2016
Розмір0.9 Mb.
#7240
ТипМетодичні вказівки
  1   2   3   4   5




ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ

УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ ІНСТИТУТ

АРХІВНОЇ СПРАВИ ТА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Держкомархіву України

16.11.2004 № 122

ПРИМІРНА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

апарату районної державної адміністрації області

СХВАЛЕНО

Протокол ЦЕПК

Держкомархіву України



14.10.2004 № 3

КИЇВ

2004


Упорядник

Загорецька О. М., старший науковий співробітник відділу документознавства УНДІАСД

© Державний комітет архівів України, 2004

© Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства, 2004

ЗМІСТ


Методичні вказівки із застосування примірної номенклатури справ апарату районної державної адміністрації

4

01 Відділ організаційної і кадрової роботи

7

02 Загальний відділ

12

03 Відділ контролю

19

04 Юридичний відділ

20

05 Фінансово-господарський відділ

20

06 Відділ з питань оборонної і мобілізаційної роботи

26

07 Відділ внутрішньої політики

26

08 Відділ з питань режимно-секретної роботи

27

09 Профспілковий комітет

27

Додаток

30

Методичні вказівки із застосування примірної номенклатури справ
апарату районної державної адміністрації області

Примірна номенклатура справ апарату районної державної адміністрації області (далі - апарату райдержадміністрації) є систематизованим переліком заголовків справ, характерних для діяльності апарату райдержадміністрації.

Примірну номенклатуру справ апарату райдержадміністрації побудовано за структурним принципом. Назви і порядок розташування її розділів визначено відповідно до примірного переліку управлінь, відділів та інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, який затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 18 травня 2000 р. № 821.

Примірну номенклатуру справ підготовлено на основі вивчення складу і змісту документів апарату райдержадміністрації. Під час її підготовки враховано загальну практику систематизації та зберігання службових документів.

Для визначення строків зберігання справ використано „Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів”, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41 і зареєстрований у Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 р. за № 576/3016 (далі - Перелік типових документів), а також „Зміни до Переліку типових документів”, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 23 жовтня 2001 р. № 82 і зареєстровані в Міністерстві юстиції України 6 листопада 2001 р. за № 938/6129, та „Доповнення до Переліку типових документів”, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 26 листопада 2001 р. № 93 і зареєстровані в Міністерстві юстиції України 11 грудня 2001 р. за № 1023/6214.

Примірна номенклатура справ є методичним посібником для складання індивідуальної номенклатури справ конкретного апарату райдержадміністрації.

Під час складання індивідуальної номенклатури справ апарату райдержадміністрації необхідно мати на увазі, що:



  1. З примірної номенклатури справ до індивідуальної переносять тільки ті заголовки справ, документи яких фактично утворюються в діяльності апарату конкретної райдержадміністрації. До індивідуальної номенклатури справ можна включати також заголовки справ, непередбачені примірною номенклатурою.

  2. Під час складання індивідуальної номенклатури заголовки справ, наведені у примірній номенклатурі справ, конкретизують й уточнюють (вказують авторів, види документів тощо).

  3. Залежно від кількості документів у справі та строків їхнього зберігання в індивідуальній номенклатурі дозволяється об’єднувати чи дрібнити справи, зазначені у примірній номенклатурі справ. Наприклад, справа 02-26 „Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про реалізацію ринкових відносин і реформування у агропромисловому комплексі” може бути подрібнена на декілька справ, що охоплюють більш вузькі питання:

- „Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань фінансово-господарської діяльності колективних сільгосппідприємств, селянських (фермерських) господарств, інших організацій агропромислового комплексу, їх кредитування, банківського та страхового обслуговування”;

- „Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань приватизації в агропромисловому комплексі, проведення земельної реформи, землевпорядкування, землекористування”;

- „Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань меліорації, водного та лісового господарства”.

Подрібнення справ може здійснюватися також і за кореспондентами.



  1. Під час складання індивідуальної номенклатури справ строки зберігання справ, передбачені примірною номенклатурою, переносять до індивідуальної. Для документів, не передбачених примірною номенклатурою справ, строки зберігання встановлюють відповідно до Переліку типових документів зі змінами та доповненнями. Для документів, не передбачених Переліком типових документів, строки зберігання встановлюють на підставі їх вивчення експертною комісією (ЕК) апарату райдержадміністрації за погодженням з експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву. При цьому в індивідуальній номенклатурі справ у графі 5 роблять примітку: „Строк зберігання встановлений ЕПК (назва державного архіву), протокол від ________№_______”.

  2. Оформлення індивідуальної номенклатури справ апарату райдержадміністрації здійснюють відповідно до вимог чинних нормативно-правових актів з організації діловодства та архівної справи.

Індивідуальну номенклатуру справ складають у 4-х примірниках. Перший примірник зберігається у справах загального відділу, другий залишається в державному архіві, з яким номенклатуру справ було погоджено, третій примірник передають до архівного підрозділу апарату райдержадміністрації, четвертий є робочим документом апарату райдержадміністрації, його розподіляють за розділами між її структурними підрозділами.

Форму індивідуальної номенклатури справ апарату райдержадміністрації наведено у Додатку.

Під час заповнення граф індивідуальної номенклатури справ апарату райдержадміністрації слід дотримуватися такого порядку:


  1. У першій графі проставляють індекс справи, який складається з індексу структур­ного підрозділу апарату райдержадміністрації і порядкового номера справи, наприклад: 03 - 02, де 03 - індекс структурного підрозділу апарату райдержадміністрації (відділу контролю), а 02 - номер справи згідно з порядком нумерації у межах розділу.

  2. У другій графі наводять заголовок справи, який має відображати види документів, що зберігаються у відповідній справі й розкривати їх зміст.

Основною частиною заголовка є стислий виклад питання, з якого заводять справу. Заголовки в номенклатурі справ мають бути короткими, чіткими, гранично точними. Як правило, на початку заголовку вказують вид документів. У заголовках справ, які містять документи з одного питання, але не пов’язані послідовністю ведення діловодства, вживають узагальнений термін „документи”, а основні види документів, згрупованих у справі зазначають в дужках, наприклад: „Документи (довідки, доповідні записки, огляди) про підготовку та підвищення кваліфікації кадрів”. У заголовках справ, що містять листування, зазначають кореспондента та питання, з якого заводять справу.

Якщо у справі групують планово-звітну документацію, то в заголовку обов’язково вказують період (місяць, квартал, рік), за який створено документ, номер чи умовне позначення форми звіту.




  1. Третю графу (кількість справ) заповнюють із закінченням діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилась у минулому діловодному році. Ці дані відображають й у підсумковому записі, який обов’язково оформлюють після закінчення діловодного року (див. Додаток).

  2. У четвертій графі індивідуальної номенклатури справ вказують строки зберігання і посилання на статті Переліку типових документів зі змінами та доповненнями. В окремих випадках, якщо передбачається формувати у справі документи з різними тимчасовими строками зберігання, встановлюють максимальний строк зберігання (наприклад, справа з документами, строки зберігання яких встановлені 3 і 5 років, повинна мати строк зберігання 5 років).

Якщо у четвертій графі до строку зберігання долучено відмітку „ЕПК”, це означає, що питання щодо строку зберігання цієї справи вирішується ЕК за погодженням з ЕПК відповідного державного архіву після закінчення діловодного року.

Під час формування у справу документів з грифом „Для службового користування” (незалежно від їх змісту) строк зберігання справи не встановлюють, а у четвертій графі проставляють відмітку „ЕК”. Із закінченням діловодного року цю справу переглядає ЕК й визначає строк її зберігання. За необхідності ЕК може прийняти рішення щодо переформування документів такої справи. У цьому разі документи постійного строку зберігання мають бути згруповані в окрему справу, яка отримає самостійний заголовок і буде додатково внесена до номенклатури справ.



  1. У п’ятій графі індивідуальної номенклатури справ проставляють відмітки про заведення справ, передавання їх до архіву, про перехідні справи, про осіб, відповідальних за ведення цієї справи тощо.

Примірна номенклатура справ апарату райдержадміністрації передбачає централізоване формування справ у загальному відділі з листуванням за підписом керівництва райдержадміністрації.

До індивідуальної номенклатури (в структурних підрозділах) у разі необхідності можуть бути включені справи, у яких передбачається зберігати копії нормативних актів органів державної влади та організаційно-розпорядчих документів апарату райдержадміністрації, що будуть мати строк зберігання – „Доки не мине потреба”.

Індивідуальна номенклатура справ підлягає переоформленню, повторному погодженню з відповідним державним архівом у разі суттєвих змін у структурі чи напрямках діяльності, але не рідше одного разу за 5 років. За відсутності таких змін наприкінці кожного діловодного року номенклатура справ обов’язково має бути уточнена, передрукована й затверджена керівником райдержадміністрації. Вона набуває чинності з 1 січня наступного року.

ПРИМІРНА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

апарату районної державної адміністрації області

Індекс

справи

Заголовок справи (тому, частини)

К-ть

справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітки

1

2

3

4

5

01 - ВІДДІЛ ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ І КАДРОВОЇ РОБОТИ

01-01

Правила, положення, інструкції; методичні вказівки та рекомендації щодо роботи з кадрами і резервом, надіслані до відома




До заміни новими

ст. 18-б





01-02

Положення про апарат райдержадміністрації




Пост. ст. 32-а




01-03

Положення про структурні підрозділи апарату райдержадміністрації




Пост. ст. 33

В інших підрозділах зберігаються копії положень - до заміни новими

01-04

Посадові інструкції працівників апарату райдержадміністрації




Пост. ст. 49-а

В інших підрозділах зберігаються копії посадових інструкцій - до заміни новими

01-05

Розпорядження голови райдержадміністрації про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників; про матеріальну допомогу




75 р. ст. 5-б




01-06

Розпорядження голови райдержадміністрації про надання відпусток працівникам




5 р. ст. 5-в




01-07

Розпорядження голови райдержадміністрації про стягнення, відрядження працівників




3 р.1 ст. 5-г

1 Що стосуються участі у ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС - пост.

01-08

Протоколи засідань конкурсної комісії щодо заміщення вакантних посад державних службовців




Пост. ст. 533




01-09

Протоколи засідань, постанови атестаційної комісії




5 р. ст. 652




01-10

Протоколи засідань тарифікаційної комісії з питань визначення стажу державної служби




75 р. ЕПК







1

2

3

4

5

01-11

Плани підвищення кваліфікації працівників апарату райдержадміністрації




3 р. ст. 619




01-12

Річні статистичні звіти про чисельність, склад і рух кадрів апарату райдержадміністрації




Пост. 298-б




01-13

Звіти про бронювання військовозабов’язаних




5 р. ст. 545




01-14

Перелік посад керівних працівників райдержадміністрації




Пост. ст. 526-а




01-15

Списки, картотеки обліку керівних працівників райдержадміністрації




Пост. ст. 528




01-16

Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з розпоряджень про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особових документів, характеристики, листки з обліку кадрів)1 керівних працівників райдержадміністрації




75 р. - „В”

ст. 513-в



1Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення - 3 р. після звільнення

01-17

Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з розпоряджень про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особових документів, характеристики, листки з обліку кадрів)1 працівників апарату райдержадміністрації




75 р. - „В”

ст. 513-в



1Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення - 3 р. після звільнення

01-18

Документи до розпоряджень з особового складу (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні записки, довідки, копії довідок, обхідні листи), що не увійшли до складу особових справ




3 р. ст. 508




01-19

Особові картки працівників апарату райдержадміністрації




75 р. - „В”

ст. 519





01-20

Журнал обліку, алфавіт особових справ




75 р.

ст. 521





01-21

Список (штатно-списочний склад) працівників апарату райдержадміністрації




75 р.

ст. 525





01-22

Трудові книжки працівників апарату райдержадміністрації




До запитання, не затребувані -не менше 50 р.

ст. 539








1

2

3

4

5

01-23

Документи (звіти, акти, відомості) про облік трудових книжок і вкладишів до них




3 р. ст. 544




01-24

Списки кандидатів на висування за посадою (резерв)




5 р. ст. 536




01-25

Списки військовозобов’язаних




1 р. ст. 546




01-26

Річний (піврічний, квартальний) план основних заходів райдержадміністрації




Пост. ст. 153




01-27

Оперативні (місячні) плани райдержадміністрації




1 р. ст. 155




01-28

Річний звіт про роботу райдержадміністрації




Пост. ст. 297-а




01-29

Річний (піврічний, квартальний) план роботи відділу та звіт про його виконання




5 р.

ст. ст. 154, 299






01-30

Документи (плани, програми, протоколи, рішення, списки учасників) нарад, семінарів, що проводить відділ




Пост. ст. 12-а




01-31

Документи (акти, доповіді, довідки, огляди) про перевірку управлінь, відділів та інших структурних підрозділів райдержадміністрації щодо дотримання вимог Законів України „Про державну службу” та „Про боротьбу з корупцією”




Пост. ст. 21-а




01-32

Документи (доповідні записки, довідки, акти, висновки, звіти, пропозиції) з перевірки роботи управлінь, відділів та інших структурних підрозділів райдержадміністрації




Пост. ст. 24-а




01-33

Документи (доповідні записки, довідки, акти, висновки) про перевірку діяльності виконавчих комітетів органів місцевого самоврядування щодо здійснення ними делегованих повноважень державної виконавчої влади




Пост. ст. 24-а




01-34

Документи (аналітичні огляди, довідки, доповіді, доповідні записки, зведення) про роботу управлінь, відділів та інших структурних підрозділів райдержадміністрації, що подаються до органів вищого рівня




Пост.1

ст. 45-а


1З оперативних та адміністра-

тивно-господарських питань - 5 р.



01-35

Документи (аналітичні огляди, довідки, доповідні записки) з питань організаційної і кадрової роботи, що подаються відділом керівництву райдержадміністрації




5 р. ЕПК

ст. 45-б





01-36

Документи (доповідні записки, огляди, зведення, довідки) про стан та перевірку роботи з кадрами




Пост. ст. 504




Каталог: Law-base -> Regulations
Regulations -> Методичні рекомендації щодо порядку віднесення юридичних осіб до джерел формування наф та укладання списків схвалено
Regulations -> Додаток 1 до Порядку передавання виборчої та іншої документації
Regulations -> Методичні рекомендації щодо організації роботи з науково-технічного опрацювання документів підприємств, установ і організацій
Regulations -> Аналіз регуляторного впливу Методики грошової оцінки документів Національного архівного фонду
Law-base -> Постанова верховної ради україни про затвердження Завдань Національної програми інформатизації на 2006-2008 роки
Regulations -> Технічні умови ту у 30. 0-33240054-001: 2005 Зміст


Поділіться з Вашими друзьями:
  1   2   3   4   5




База даних захищена авторським правом ©res.in.ua 2022
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка