Методичні рекомендації «порядок погодження (візування) документів юридичною службою»



Скачати 142.5 Kb.
Дата конвертації27.05.2016
Розмір142.5 Kb.

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

ГОЛОВНЕ ТЕРИТОРІАЛЬНЕУПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ У ХМЕЛЬНИЦЬКІЙ ОБЛАСТІ

НЕТІШИНСЬКЕ МІСЬКЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник Нетішинського

міського управління юстиції

______________ С.І.Бащук


МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

«ПОРЯДОК ПОГОДЖЕННЯ (ВІЗУВАННЯ)

ДОКУМЕНТІВ ЮРИДИЧНОЮ СЛУЖБОЮ»


Схвалено протоколом

оперативної наради від



"21" липня 2015 року №28

Нетішин, 2015

Методичні рекомендації розроблені головним спеціалістом Нетішинського міського управління юстиції Царьовою О.В., для працівників юридичних служб місцевих органів виконавчої влади, територіальних (місцевих) органів центральних органів виконавчої влади, державних, підприємств, установ та організацій з метою підвищення правових знань та подальшого використання при здійсненні своїх функціональних обов'язків.




  1. ВСТУП

Згідно підпунктів 3, 4 пункту 10 - юридична служба органу виконавчої влади відповідно до покладених на неї завдань: перевіряє відповідність законодавству і міжнародним договорам України проектів наказів та інших актів, що подаються на підпис керівника органу виконавчої влади, погоджує (візує) їх за наявності віз керівників заінтересованих структурних підрозділів; проводить юридичну експертизу проектів нормативно-правових актів, підготовлених структурними підрозділами органу виконавчої влади, за результатами якої готує висновки за формою, що затверджується Мін'юстом, погоджує (візує) їх за наявності віз керівників заінтересованих структурних підрозділ.

Підпунктом 3 пункту 11 передбачено, що - юридична служба підприємства відповідно до покладених на неї завдань проводить юридичну експертизу проектів актів та інших документів, підготовлених структурними підрозділами підприємства, погоджує (візує) їх за наявності віз керівників заінтересованих структурних підрозділів або осіб, що їх заміщують. У разі виявлення невідповідності проекту акта чи іншого документа вимогам законодавства подає заінтересованому структурному підрозділу вмотивовані пропозиції щодо приведення його у відповідність із законодавством Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого постановою КМУ від 26.11.2008 року № 1040 – надалі Загальне положення про юридичну службу.

Візування документу – це процес узгодження проекту документу, а саме, підписання компетентною особою документа, складеного іншим структурним підрозділом чи установою, що потребує відповідного узгодження.

Основні положення щодо візування документів зазначені в Типовій інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженій постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. N 1242 (далі – Типова інструкція), та в "Уніфікованій системі організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003", затвердженій наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 р. № 55 (далі – Стандарт).

Пунктом 1.1. Стандарту передбачено, що він поширюється на організаційно-розпорядчі документи – постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:

- органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;

- підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності.

Стандарт встановлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.

Типова інструкція встановлює загальні положення щодо функціонування структурних підрозділів з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (далі - установи), вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в установах незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

Згідно пункту 14 Типової інструкції одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація, реквізити якої та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів", тобто Стандартом.

Слід відмітити, що в пункті 2 постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. N 1242 вказано центральним органам виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевим органам виконавчої влади розробити відповідно до Типової інструкції і затвердити у тримісячний строк за погодженням із державними архівними установами власні інструкції з діловодства та типові інструкції з діловодства для однорідних за характером діяльності підприємств, установ, організацій, що належать до сфери їх управління. Пунктом 3 вищевказаної постанови Кабінету Міністрів України рекомендується органам місцевого самоврядування розробити і затвердити власні інструкції з діловодства відповідно до Типової інструкції. Таким чином, чинним законодавством України формується єдиний підхід до ведення діловодства в державі.



  1. ВІЗИ ТА ГРИФ ПОГОДЖЕННЯ

При проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа. Погодження може здійснюватись як в установі посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

Згідно пункту 5.25 Стандарту візою оформлюють внутрішнє погодження документа. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати завізування. Візу розміщують як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа.

Наприклад:
Начальник юридичного відділу
підпис, ініціал(и), прізвище
Дата
Візу ставлять на примірниках документів, які залишають в організації.
Відповідно до пункту 62 Типової інструкції внутрішнє погодження документу оформляється шляхом проставляння візи. Віза згідно вимог вказаного пункту Типової інструкції включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням, в тому числі візи.

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.

Якщо виникли зауваження і пропозиції до проекту документа, в зв’язку з чим не можливе його погодження за невідповідності законодавству, ці зауваження і пропозиції викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

Наприклад:


Начальник загального відділу
підпис, ініціали, прізвище
Зауваження і пропозиції додаються.
Дата
Про наявність зауважень обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.

Пунктом 65 Типової інструкції передбачено, що перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту. Порядок візування певних видів документів зазначається в інструкції установи. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

Вимоги щодо зовнішнього погодження документів викладені в пункті 69 Типової інструкції, а саме, зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс).

Наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Начальник ________управління
підпис, ініціали, прізвище
Дата
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання

Експертно-перевірної

комісії Державного архіву Хмельницької обл.
Дата N
Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад: «Аркуш погодження додається».

Аркуш погодження оформляється за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа
Найменування посади підпис ініціали, прізвище
Дата
Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

- з установами однакового рівня та іншими установами;

- з громадськими організаціями;

- з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;

- з установами вищого рівня.




  1. ВИМОГИ ДІЛОВОДСТВА ДО ВІЗУВАННЯ НАКАЗІВ (РОЗПОРЯДЖЕНЬ)

 

Відповідно до пункту 84 Типової інструкції накази (розпорядження) видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основних питань діяльності установи, адміністративно-господарських або кадрових питань.

Проекти наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням керівника установи чи за власною ініціативою.

Проекти наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує кадрова служба на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

Проекти наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, керівником служби діловодства, керівником або посадовою особою структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

Проекти наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів - посадовими особами структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

Юридичною службою органу виконавчої влади відповідно до підпункту 3 пункту 10 Загального положення про юридичну службу або юридичною службою (юрисконсультом) підприємства, установи та організації згідно підпункту 3 пункту 11 Загального положення обов'язково візуються за наявності усіх необхідних віз керівників заінтересованих структурних підрозділів проекти наказів нормативно-правового характеру, а також накази з кадрових питань (особового складу) та з інших питань, визначених інструкцією установи.

Проекти наказів (розпоряджень), що надаються для підписання керівникові установи, візуються його заступником відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання наказу (розпорядження) здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.

Якщо в процесі погодження до проекту наказу (розпорядження) вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

 


  1. ОСОБЛИВОСТІ ВІЗУВАНННЯ ДОКУЕМНТІВ

 

Відповідно до абзацу 3 пункту 50 Типової інструкції всі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.


Пункт 78 Типової інструкції вказує, що на копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи (відпусках), текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:
Дата, індекс

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________
Директор ініціали, прізвище
Згідно з оригіналом
Головний спеціаліст відділу ,

організації діловодства підпис ініціали прізвище
відбиток печатки служби

діловодства
Дата
На копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи (відпусках), повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців. Копія документа повинна відповідати оригіналу.
Відповідно до пункту 128 Типової інструкції службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу установи, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) - керівники заінтересованих структурних підрозділів установи, а також заступник керівника установи відповідно до функціональних обов'язків (якщо лист повинен підписувати керівник установи).
Проект рішення (розпорядження, постанови) колегіального органу, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів його апарату, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у разі потреби - проект наказу, які вносяться на розгляд колегіального органу, згідно пункту 131 Типової інструкції повинні подаватися не пізніше ніж за п'ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день.

Юридична служба орану виконавчої влади відповідно до підпункту 11 пункту 10 Загального положення погоджує (візує) проекти договорів за наявності погодження (візи) керівників заінтересованих структурних підрозділів. Юридична служба (юрисконсульт) підприємства, установи та організації зобов’язана згідно підпункту 6 пункту 11 Загального положення погоджувати (візувати) проекти договорів (контрактів) за наявності віз керівників заінтересованих структурних підрозділів або осіб, що їх заміщують. Завізований в установленому порядку проект договору подається на підпис сторонам договору.

  1. ВИСНОВОК

 

Діяльність районних, міськрайонних та міських управліннь юстиції в частині методичного керівництва правовою роботою спрямована на виконання підпункта 4.7. пункту 4 Положення про районні, районні у містах, міські (міст обласного значення), міськрайонні, міжрайонні управління юстиції, затвердженого наказом Міністерства юстиції України 23.06.2011 N 1707/5, який зареєстрований в Міністерстві юстиції України 23 червня 2011 р. за N 760/19498 (із змінами), щодо перевірок в територіальних органах міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, органах виконавчої влади Автономної Республіки Крим, місцевих державних адміністраціях, а також на державних підприємствах, в установах, організаціях та державних господарських об'єднаннях стану правової роботи, надання рекомендацій щодо її поліпшення, внесення пропозицій про усунення виявлених порушень і недоліків та притягнення до відповідальності посадових осіб, винних у допущених порушеннях.



Управління юстиції керуються Порядком проведення органами юстиції перевірок стану правової роботи та систематизації законодавства, затвердженого наказом Міністерства юстиції України 18.01.2012 № 91/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 19 січня 2012 р. за № 75/20388 (далі – Порядок).
В пункті 5.6. Порядку передбачено, що перевірка стану правової роботи включає з'ясування ряду питань, одним з яких є дотримання встановленого порядку підготовки та візування укладених договорів (контрактів) та прийнятих актів (наказів, розпоряджень, постанов, рішень) тощо. Таким чином, при проведенні перевірок стану правової роботи саме органами юстиції перевіряться виконання юридичними службами та юрисконсультами вимог Загального положення щодо візування актів об’єктів перевірок та дотримання вимог діловодства при візуванні зазначених документів.


  1. СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ



        1. Загальне положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затверджене постановою КМУ від 26.11.2008 № 1040;

        2. Порядок проведення органами юстиції перевірок стану правової роботи та систематизації законодавства, затверджений наказом Міністерства юстиції України 18.01.2012 № 91/5;

        3. Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. N 1242;

        4. Уніфікована системі організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003, затверджена наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 р. № 55.


База даних захищена авторським правом ©res.in.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка