Методичні рекомендації "Порядок передавання документів для подальшого зберігання при реорганізації або ліквідації установ"



Скачати 379.47 Kb.
Дата конвертації13.12.2016
Розмір379.47 Kb.
Державний архів Донецької області

Методичні рекомендації

"Порядок передавання документів для подальшого зберігання

при реорганізації або ліквідації установ"

СХВАЛЕНО

Протокол НМР держархіву

Донецької області

від 29.03.2006 № 3

Донецьк - 2006

ЗМІСТ
1. Загальна частина. 3
2. Порядок організації упорядкування та передавання документів для подальшого

зберігання у випадку реорганізації або ліквідації установ. 3-4


3. Проведення експертизи цінності документів та оформлення її результатів. 4
3.1. Оформлення описів справ. 5-7
3.1.1. Оформлення описів справ постійного зберігання та з особового складу. 5-6
3.1.2. Формування документів тимчасового зберігання у справи, оформлення

опису справ тимчасового зберігання. 6


3.1.3. Довідковий апарат до описів справ. 7
4. Оформлення справ. 7-8
4.1. Нумерація аркушів у справі. 7
4.2. Засвідчувальний напис справи. 7-8
4.3. Оправлення справ. 8
4.4. Оформлення обкладинок справ. 8
5. Порядок передавання документів при реорганізації або ліквідації установ. 8
6. Додатки (форми). 9-20
7. Список джерел. 21

1. Загальна частина.
Дані методичні рекомендації розроблені на підставі Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”, “Правил роботи архівних підрозділів органів держав­ної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій”, інших нормативно-правових актів з питань організації архівної справи.

Основними завданнями рекомендацій є встановлення для усіх установ єдиного порядку організації упорядкування документів для подальшого зберігання у випадку їх реорганізації або ліквідації.

Методичні рекомендації складаються з 4 - х розділів, у яких викладені основні напрямки роботи по організації упорядкування документів, оформленню та передачі справ у випадку реорганізації або ліквідації установ.

У першому розділі дається загальна характеристика зазначених рекомендацій.

У другому розділі вказується порядок організації передавання документів для подальшого зберігання у випадку реорганізації або ліквідації установ та питання проведення упорядкування документів.

В третьому розділі розкриті основні етапи роботи щодо формування справ і оформлення описів.

У четвертому розділі визначено порядок передавання документів для подальшого зберігання у випадку реорганізації або ліквідації установ.

До рекомендацій додаються 11 форм документів, що утворюються в процесі упорядкування документів і їх передачі для подальшого зберігання.


2. Порядок організації упорядкування та передавання документів для подальшого зберігання у випадку реорганізації або ліквідації установ.
Порядок зберігання і подальшого користування документами установи після її реорганізації або ліквідації передбачається в наказі або іншому розпорядчому документі про реорганізацію або ліквідацію установи.

Упорядкування і підготовка документів установи, що реорганізується або ліквідується, до передавання для подальшого зберігання до архівної установи або в архівний підрозділ установи-правонаступника, входить до обов’язків установи, що реорганізується або ліквідується, або комісії, створеної для передавання справ і майна (ліквідаційної комісії), або ліквідатора. Кошти на упорядкування, дострокове приймання та подальше зберігання документів установи передбачаються в кошторисі комісії, створеної для проведення реорганізації або ліквідації установи.

Згідно діючих нормативних документів визначений наступний порядок передавання документів для подальшого зберігання у випадку реорганізації або ліквідації установ:

- у випадку реорганізації або ліквідації установи з передачею її функцій іншій установі-правонаступнику документи передаються в упорядкованому стані установі-правонаступнику;

- у випадку ліквідації установи-джерела комплектування державного архіву без правонаступника за умови наявності органу вищого рівня на території міста, району, області документи Національного архівного фонду передаються в упорядкованому стані до відповідної державної архівної установи, документи фінансово-господарської діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, та документи з особового складу передаються органу вищого рівня ліквідованої організації;

- у випадку ліквідації без правонаступника установи, що не є джерелом комплектування державного архіву, за умови наявності органу вищого рівня на території міста, району, області документи фінансово-господарської діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, та документи з особового складу передаються органу вищого рівня ліквідованої організації. Як виняток, якщо міська, районна чи сільська установа, що ліквідується без правонаступників, підпорядковувалась вищому органу обласного рівня, то в інтересах її працівників документи з особового складу в упорядкованому стані можуть бути передані до відповідної міської чи районної архівної установи (трудового архіву) для зберігання документів ліквідованих установ. Документи фінансово – господарської діяльності, терміни зберігання яких не закінчилися, передаються органу вищого рівня;

- у випадку ліквідації установи-джерела комплектування державного архіву без правонаступника та за умови відсутності органу вищого рівня, що існує на території району, міста, області, документи, віднесені до Національного архівного фонду, передаються в упорядкованому стані до відповідної державної архівної установи, а документи з фінансово-господарської діяльності, строки тимчасового зберігання яких не закінчилися, та з особового складу передаються в упорядкованому стані до архівної установи (трудового архіву);

- у випадку ліквідації установи, що не є джерелом комплектування державного архіву, та у разі відсутності органу вищого рівня, який існує на території району, міста, області, документи з фінансово-господарської діяльності, строки тимчасового зберігання яких не закінчилися, та з особового складу передаються в упорядкованому стані до архівної установи (трудового архіву).


3. Проведення експертизи цінності документів та оформлення її результатів.
Після проведення ліквідаційних заходів та завершення перевірок фінансово-господарської діяльності установою здійснюється підготовка документів для подальшого зберігання і використання.

Для цього проводиться експертиза цінності документів згідно типових, примірних та індивідуальних номенклатур справ і “Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій, підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів” - К. 1998 (далі – Перелік) і визначається комплекс документів, які підлягають зберіганню.

В ході експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного зберігання, з особового складу і тимчасового зберігання, терміни зберігання яких не закінчилися, і виділення до знищення документів і справ, термін зберігання яких минув.

У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів в історичній довідці установи або у передмові до опису вказується про причини відсутності документів, а на справи, що не знайдені, складається акт про нестачу архівних справ (додаток № 1).

За результатами експертизи цінності складаються опис № 1 – справ постійного зберігання (додаток № 2), опис № 1-О – справ з особового складу (додаток № 3) та № 1 – справ тимчасового зберігання (додаток № 4), а також акт про виділення до знищення документів і справ, строки зберігання яких закінчилися (додаток № 5).

Акт про виділення до знищення документів і справ складається в 2-х примірниках на всі справи установи, які знищуються, в цілому.

Справи включаються в акт про виділення їх до знищення за встановлений термін. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, вносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням часу, за який створено справи, кількості справ, включених до кожної групи, строку збереження і статтею за Переліком. Наприклад:


Журнали-ордери з додатками до них

1996 – 1998

19

ст.315,


ст.321

Обігові відомості

1996 – 1998

15

ст.322

Описи справ та акт про виділення до знищення документів і справ затверджується керівником установи або головою ліквідаційної комісії і передаються на розгляд експертної комісії відповідної державної архівної установи.

Знищення документів проводиться після погодження описів справ та актів відповідною державною архівною установою.


3.1. Оформлення описів справ.
3.1.1. Оформлення описів справ постійного зберігання та з особового складу.
На всі справи постійного і довгострокового строків зберігання та з особового складу складаються описи справ. Справи в описах розміщують відповідно структурних підрозділів згідно із затвердженою номенклатурою справ. Справи вносяться за весь період діяльності організації, за який не проводилася науково-технічна обробка справ. Справи кожного року складають річний розділ опису, який для справ постійного зберігання має такий вигляд:








2003 рік
















КЕРІВНИЦТВО










1




Накази з № 1 по № 21 начальника установи з основної діяльності

3 січня -

21 грудня

2003


42





2




Річний звіт про роботу установи

2003

21











КАДРИ










3




Річний звіт про роботу з кадрами та пояснювальна записка до нього

2003


3











БУХГАЛТЕРІЯ










4




Річний фінансовий звіт установи

2003

25




В річний розділ опису підлягають внесенню також справи, які не закінчені діловодством на протязі року. В таких випадках в графі “Примітка” вказується: справа не закінчена; кількість сторінок не вказується та наводиться тільки початкова дата справи.

До опису справ постійного зберігання слід включати документи за номенклатурою справ, які мають позначку “Постійно”. Ліквідаційні документи обов’язково заносяться до опису.

До опису справ з особового складу слід включати:

- накази з особового складу, рішення про прийом, переведення, звільнення працівників, їх матеріальне заохочення, виплату заробітної плати;

- особові рахунки або відомості про нарахування зарплати при відсутності особових рахунків;

- особові справи, особові картки звільнених, заяви працівників про прийом, переведення, звільнення тощо.

При формуванні документів з особового складу у справи слід дотримуватись таких правил.

Накази з особового складу, протоколи загальних зборів з рішеннями з особового складу групуються в справи в хронологічному порядку і за номерами.

Накази про надання відпусток, стягнення працівників вилучаються з наказів з особового складу , формуються в окремі справи, включаються до опису справ тимчасового зберігання і зберігаються відповідно 5 і 3 роки.

Підстави до наказів з особового складу ( доповідні і службові записки, довідки, акти, подання) вилучаються із справ, формуються в окремі справи, включаються до опису справ тимчасового зберігання і зберігаються 3 роки.

Відомості нарахування зарплати працівників формуються в справи в хронологічному порядку і по можливості відповідно структури установи.

Особові рахунки працівників формуються в справи в хронологічному порядку по алфавіту прізвищ працівників або по структурі установи.
Наприклад:


1.

Особові рахунки працівників, А-К

1998

75

80




2.

Особові рахунки працівників АУП

1998

75

60




3.

Те ж, бухгалтерії

1998

75

64



Допускається формування особових рахунків по табельних номерах, якщо вони так були раніше сформовані в діловодстві. В такому випадку на зберігання передаються журнали обліку присвоєння табельних номерів працівникам. У випадку відсутності журналу табельних номерів, особових карток звільнених, що містять табельний номер, справи підлягають переформуванню за алфавітом.

Документи, які є підставою для нарахування зарплати (табелі, наряди працівників з нешкідливими умовами праці, розрахунки, копії наказів і ін.) вилучаються із справ з відомостями нарахування зарплати, включаються до опису справ тимчасового зберігання і зберігаються 3 роки.

Документи групуються у окремі справи за один рік. Якщо об'єм документів у справах з особового складу невеликий, допускається формування їх в одну справу за декілька років по видах документів, наприклад:




1.

Накази з № 1 по № 170 директора заводу з особового складу

2 січня 1998 -

29 грудня 2000


75

198





2.

Відомості нарахування зарплати працівникам

січень 1998 - грудень 2000

75-“В”

36




У разі незначного об’єму документів з особового складу допускається формування їх в одну справу, якщо її висота не перевищує 2,5 см.

При формуванні особових справ звільнених слід проводити їх експертизу, в ході якої вилучаються другорядні документи: заяви про відпустки, вихідні дні, копії наказів про їх представлення, службові, пояснювальні записки, копії довідок. Особові справи вносять до опису за датою звільнення працівника.

Незатребувані оригінали особових документів - трудові книжки, свідоцтва і т.д., що зберігаються в установах, які реорганізуються або ліквідуються, систематизуються по алфавіту прізвищ та включаються до опису № 1-О.


3.1.2. Формування документів тимчасового зберігання у справи, оформлення опису справ тимчасового зберігання.
До опису № 1 справ тимчасового зберігання (додаток № 4) включаються документи фінансово-господарської діяльності, термін зберігання яких не закінчився. Дані документи формуються у справи так, як вони були заведені у діловодстві установи. Допускається включення документів в одну справу за декілька років. Якщо у справу включені документи за декілька років, то вона вноситься у річний розділ опису по даті заведення справи.

В зв'язку з тим, що термін зберігання наказів з основної діяльності і протоколів загальних зборів колективів для установ, що не є джерелами комплектування державних архівів, визначений статтями Переліку "До ліквідації установи" необхідно проводити їх експертизу. При виявленні наказів чи рішень зборів про прийом, переведення, звільнення працівників, преміювання, надбавки, сумісництво їх слід формувати у справи і включати до опису справ з особового складу і зберігати 75 років, інші слід зберігати до ліквідації установи, після чого включати в акт про виділення до знищення документів.

Річні звіти установ з усіх напрямків діяльності зберігаються до ліквідації установи і включаються в акт про виділення до знищення документів.

3.1.3. Довідковий апарат до описів справ.
Описи справ постійного зберігання друкуються в 4-х примірниках, з особового складу в 3-х примірниках, тимчасового зберігання в 2-х примірниках на якісному папері. До описів складається наступний довідковий апарат: історична довідка установи або доповнення до історичної довідки, передмова та титульний аркуш до описів, список скорочень (за потребою).

В історичній довідці установи (додаток №№ 6,6а) на підставі нормативних актів приводяться відомості про створення, реорганізацію, перейменування установи за весь період її існування, а також дата ліквідації установи. Згідно установчих документів вказуються її основні функції.

В характеристиці складу і змісту документів приводяться дані про кількість справ, відібраних для передачі на зберігання до архівної установи, їх крайні дати, види документів, характеристику справ, а при наявності факту відсутності документів вказуються причини їх відсутності.

Історична довідка друкується в двох екземплярах, підписується керівником установи чи головою ліквідаційної комісії установи.

У передмові до опису справ наводяться відомості про основні напрями діяльності та структуру установи за період, який охоплюють справи опису; коротко характеризується зміст і повнота документів в справах; висвітлюються особливості формування і описання справ, їх систематизації в опису.

В титульному аркуші до описів справ (додаток № 7) відображаються зміни в назві установи з зазначенням крайніх дат кожної назви, якщо такий факт мав місце, і дата ліквідації установи. Якщо установа не змінювала назву на протязі всього періоду її існування, вказуються тільки крайні дати її існування.

Титульні аркуші складаються до кожного примірника описів справ.
4. Оформлення справ.
Оформлення справ передбачає нумерацію аркушів у справі, складання внутрішнього опису документів у справі (при необхідності), засвідчувального напису, оправлення справи, оформлення обкладинки справи.
4.1. Нумерація аркушів у справі.
З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією простим м'яким олівцем або нумератором в правому верхньому куті аркушу. Фотографії, які є окремими аркушами, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті. Аркуш з наглухо наклеєною фотографією нумерується як один аркуш. Підшиті в справи конверти з вкладеннями нумеруються валовою нумерацією, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в ньому.

У разі наявності окремих помилок у нумерації допускається застосування літерних номерів ( 1-а, 2 -а і т.д.).

Аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо.
4.2. Засвідчувальний напис справи.
Для обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей її нумерації складається засвідчувальний напис справи (додаток № 8). Він складається на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи, у друкарських примірниках справ ( книгах обліку, головних книгах і ін.) - на зворотному боці останнього чистого аркуша.

У засвідчувальному напису вказуються такі особливості нумерації справ:



  • наявність літерних та пропущених номерів аркушів;

  • номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, тощо;

  • номери конвертів з укладеннями і кількість аркушів укладень.

Засвідчувальний напис підписується особою, яка його склала.
4.3. Оправлення справ.
Справи постійного зберігання та з особового складу оправляються в тверду обкладинку і прошиваються на чотири проколи суровою ниткою або дратвою. При цьому металеві скрепіння (скріпки, булавки) вилучаються із документів. Правий корінець справ обклеюється тканиною для уникнення обтріпування документів.
4.4. Оформлення обкладинок справ.
Обкладинки справ з особового складу та постійного зберігання оформлюються за встановленою формою (додаток № 9). На обкладинку справ виноситься назва установи з зазначенням її підпорядкування і місця розташування, назва відділу, номер справи за номенклатурою, заголовок справи, крайні дати документів у справі, термін зберігання, кількість аркушів у справі, номер опису, номер справи за описом.

У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) упродовж періоду, що охоплює документи справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

Написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.

Обкладинка справи може бути виготовлена друкарським способом і наклеєна на тверду обкладинку.


5. Порядок передавання документів при реорганізації або ліквідації установ.
Документи, що підлягають зберіганню, установ, які реорганізуються або ліквідуються, передаються на збереження правонаступнику або в архів в упорядкованому стані тільки за описами справ, складеними за встановленими формами та затвердженими у встановленому порядку.

У випадку реорганізації установи з передачею її функції іншої установи остання приймає архів та незакінчені у діловодстві справи попередника.

Приймання справ проводиться відповідальним працівником в присутності особи, яка здає документи, при цьому в одному з примірників опису на полях олівцем робляться позначки про приймання тієї або іншої справи. На останньому аркуші кожного опису робляться позначки про фактичну кількість прийнятих справ, дату приймання-передання справ, підписи осіб, що здавали та приймали справи.

Приймання-передавання справ оформлюється актом (додаток № 10).


Провідний спеціаліст відділу

формування НАФ та діловодства С.Л.Євсіков

Додаток 1


Найменування установи


Акт ЗАТВЕРДЖУЮ

___________ N _____________ Посада керівника установи

___________________________ Підпис Розшифровка підпису

(місце складання) Дата

про нестачу архівних справ

(документів)


У результаті _____________________________установлено нестачу

(назва заходів)

архівних справ (документів), що перелічені нижче. Заходи щодо

розшуку справ (документів) позитивних наслідків не дали, у зв'язку

з чим уважаємо можливим зняти з обліку
-----------------------------------------------------------------

|Опис| Справа N | Заголовок | Дата | Кількість | Можливі |

| N |(або номери| справи |справи | аркушів | причини |

| | аркушів |(документа) |(доку- | справи | відсутності |

| |документів)| |мента) |(документа)| справ |

| | | | | |(документів) |

|----+-----------+------------+-------+-----------+-------------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |

-----------------------------------------------------------------

Разом ______________________________ справ (документів)

(цифрами і літерами)

Зміст утрачених справ (документів) може бути частково відтворений

такими справами (документами):____________________________________

(номери справ, аркушів,

_________________________________________________________________

їх заголовки)


Керівник архіву (особа,

відповідальна за архів

установи, або особа,

відповідальна за

діловодство в структурному

підрозділі) Підпис Розшифровка підпису


Керівник служби документаційного

забезпечення управління Підпис Розшифровка підпису


Дата
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО

Протокол ЕПК*) державного архіву Протокол ЕК установи

від _______ N _______ від _______ N __
_____________

*) Якщо втрачені документи Національного архівного фонду.


Форма акта про нестачу архівних справ (документів)

Додаток 2


ЗАТВЕРДЖУЮ

Посада керівника установи

Фонд N _________ Підпис Розшифровка підпису

Опис N ________ Дата

справ постійного зберігання

за _________ рік
Найменування установи

______________________________________________________________

------------------------------------------------------------------

| N | | | Дата | Кількість | |

|з/п| Індекс | Заголовок справи | справи | аркушів |Примітка|

| | справи | (тому, частини) | (тому, | у справі | |

| | | | частини)| (томі, | |

| | | | | частині) | |

|---+--------+------------------+---------+-------------+--------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |

------------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено ____________________ справ з N _______

(цифрами і літерами)

до N __________, у тому числі:

літерні номери _____________________

пропущені номери __________________
Посада особи,

яка склала опис Підпис Розшифровка підпису


Дата
Керівник архіву (особа,

відповідальна за архів) Підпис Розшифровка підпису


Дата
ЗАТВЕРДЖЕНО СХВАЛЕНО

Протокол ЕПК державного архіву Протокол ЕК установи

від ___________ N _____ від ___________ N ____

Формат А4 (210х297)


Форма річного розділу зведеного опису справ

постійного зберігання

Додаток 3

ЗАТВЕРДЖУЮ

Посада керівника установи

Фонд N _________ Підпис Розшифровка

підпису

Опис N ________



справ з особового складу Дата

за _________ рік


Найменування установи

_________________________________________________________________

-----------------------------------------------------------------

| N |Індекс |Заголовок| Дата | Строк |Кількість| Примітка |

|з/п|справи | справи | справи |зберігання|аркушів у| |

| | | (тому, | (тому, | справи | справі | |

| | |частини) |частини)| (тому, | (томі, | |

| | | | |частини) |частині) | |

| | | | | | | |

| | | | | | | |

| | | | | | | |

|---+--------+---------+--------+----------+---------+----------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

-----------------------------------------------------------------


У цей розділ опису внесено ________________________________ справ

(цифрами і літерами)

з N __________ до N __________, у тому числі:

літерні номери ____________________

пропущені номери __________________
Посада особи,

яка склала опис Підпис Розшифровка підпису

Дата
Керівник кадрового органу Підпис Розшифровка підпису

Дата
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО

Протокол ЕПК державного архіву Протокол ЕК установи

від ___________ N _____ від ________ N _____


Формат А4 (210х297)
Форма річного розділу опису справ з особового складу

Додаток 4

ЗАТВЕРДЖУЮ

Посада керівника установи

Підпис Розшифровка

Фонд N _________ підпису


Опис N ________

справ тривалого Дата

(понад 10 років) зберігання

за _________ рік


Найменування установи

_________________________________________________________________

-----------------------------------------------------------------

| N |Індекс |Заголовок| Дата | Строк |Кількість| Примітка |

|з/п|справи | справи | справи |зберігання|аркушів у| |

| | | (тому, | (тому, | справи | справі | |

| | |частини) |частини)| (тому, | (томі, | |

| | | | |частини) |частині) | |

| | | | | | | |

| | | | | | | |

| | | | | | | |

|---+--------+---------+--------+----------+---------+----------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

-----------------------------------------------------------------


У цей розділ опису внесено ________________________________ справ

(цифрами і літерами)

з N __________ до N __________ , у тому числі:

літерні номери ____________________

пропущені номери __________________
Посада особи,

яка склала опис Підпис Розшифровка підпису

Дата
Керівник архіву (особа,

відповідальна за архів) Підпис Розшифровка підпису

Дата

СХВАЛЕНО


Протокол ЕК установи

від ___________ N _____


Формат А4 (210х297)
Форма опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання


Додаток 5

Найменування установи
Акт ЗАТВЕРДЖУЮ

___________ N ___________ Посада керівника установи

_________________________ Підпис Розшифровка підпису

(місце складання)

Про виділення до знищення справ Дата

(документів), що не підлягають

зберіганню
На підставі _________________________________________________

(назва і вихідні дані переліку документів із

_________________________________________________________________

зазначенням строків їх зберігання або типової (примірної)

номенклатури справ)

відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної

цінності та втратили практичне значення, документи

фонду N ____________________

(найменування фонду)
--------------------------------------------------------------------

| | | |Номери | Індекс | | Строк |Примітка|

| N |Заголовок | Дата |описів | справи | Кіль- | збері- | |

|з/п|справи або|справи|(номен-| (тому, | кість | гання | |

| | груповий | або |клатур)|частини) | справ | справи | |

| |заголовок |крайні|за рік | за |(томів,| (тому, | |

| | справ | дати |(роки) |номенкла-|частин)|частини) | |

| | | справ| |турою або| |і номери | |

| | | | | номер | |статей за| |

| | | | |справи за| |переліком| |

| | | | | описом | | | |

|---+----------+------+-------+---------+-------+---------+--------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |

--------------------------------------------------------------------


Разом ___________________________ справ за __________________роки

(цифрами і літерами)


Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ___________ роки

затверджені, а з особового складу погоджені з ЕПК (ЕК)___________

_________________________________________________________________

(найменування державного архіву або органу вищого рівня)


(протокол від _______N_______)
Посада особи,

яка проводила експертизу

цінності документів Підпис Розшифровка підпису
Дата

Додаток 6


Історична довідка

______________________________

(повна і скорочена назва установи

______________________________

на момент ліквідації, з вказанням

______________________________

підпорядкування і територіального

______________________________

розташування (село, місто, район,

______________________________

область).

______________________________________________________________________________

(Назва установи на момент створення)

створена згідно_________________________________________________________________

(вказати вид, дату і номер законодавчого, розпорядчого

____________________________________________________________________________

документа, згідно якого створена установа)

1. За період ______________________________________________в найменуванні, підпоряд-

( крайні роки діяльності установи)

скованості ___________________________________________________________________

(назва фондоутворювача за станом на момент створення)

відбулися слідуючі зміни (змін не відбулося).



2. Згідно________________________________________________________________________

(вид, авторство, дата, номер законодавчого, розпорядчого,

_____________________________________________________________________________

нормативного документів)

______________________________________________________________________________

(вказати зміни в найменуванні, реорганізації, підпорядкуванні фондоутворювача

_______________________________________________________________________________

за весь описуваний період, якщо вказані факти мали місце, і дату ліквідації установи).


Основні фукції___________________________________________________________

(вказати, які згідно установчих документів)

ІСТОРІЯ ФОНДУ

а) Документи_________________________________________________________________

(назва установи за станом на момент ліквідації)

науково-технічній обробці підлягають.

б) Документи_________________________________________________________________

(назва установи за станом на момент ліквідації)

за __________________рр. упорядковані описи на них затверджені протоколами_________________________________________________________________

(вказати ЕК архівної установи, якщо такий факт мав місце)

№____ від __________, №_____від __________, №_____від __________.
В теперішній час науково-технічній обробці підлягають документти за _____________рр.

Продовження дод. 6


В результаті експертизи наукової і практичної цінності відібрані на зберігання справи і складені слідуючі описи:

-опис№1 справ тимчасового зберігання за _______________рр. на _______________

справ з № ______________по № ____________

- опис№ І-О справ з особового складу за ______________рр. на ______________справ.

№ __________по № __________

Документи збереглися повністю ( не повністю). ( Вказати види втрачених документів, їх дати і причини втрати ).

В формуванні деяких справ спостерігались слідуючі особливості (вказати які, якщо вони були).

На збереження відібрані слідуючі документи з особового складу;

1. ____________________________________________________________________________

( назва фондоутворювача)

- накази з особового складу за _____________рр. на ____________справ

- відомості нарахування зарплати за ___________рр. на ____________справ

- особові рахунки працівників за ____________рр. на _____________справ

- і т.д.

2. Ліквідованих установ:

(вказати яких і з характеристикою документів, вказаною вище, якщо такий факт є в наявності).

Посада керівника підпис розшифровка

установи, або голови

ліквідкому

Додаток 6а

ПЕРЕЛІК

відомостей обов’язкових для складання історичної довідки


1. Назва підприємства із зазначенням попередника та наступних перейменувань, перереєстрації (виконком, № рішення, дата).

2. Код ЗКПО.

3. Свідоцтво про реєстрацію № _____.

4. На обліку перебувають у ДПІ (район).

5. Основний вид діяльності.

6. Юридична адреса.

7. Розрахунковий рахунок, валютний рахунок.

8. Характеристика роботи підприємства.

9. Причини відсутності документів з особового складу, причини відсутності нарахування заробітної плати (подати акт незбереженості документів).

10. Наявність професій із шкідливими умовами праці.

11. Відомості про місце збереження документів термінового строку зберігання.

12. Посада, підпис, п.і.б. укладача історичної довідки.


Додаток 7

_________________________________________________________________

(найменування державного архіву*)

_________________________________________________________________

(назва фонду)

Фонд N ______________


Опис N ______________
_________________________________________________________________

(назва опису)

Крайні дати справ _____________________

_____________

*) Заповнюється в державному архіві
Формат А4 (210х297)
Форма титульного аркуша закінченого опису справ постійного

зберігання


Додаток 8


Засвідчувальний напис справи N _______ (Розділу опису)
У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано

________________________________ аркуша (ів),

(цифрами і літерами)
у тому числі: літерні аркуші_____________________________________

пропущені номери аркушів _______________________________+ аркушів

внутрішнього опису ______________________________________________

------------------------------------------------------------------

| Особливості фізичного стану та | |

| формування справи | Номери аркушів |

|-----------------------------------+----------------------------|

| 1 | 2 |

------------------------------------------------------------------
Посада особи,

яка склала засвідчувальний

напис Підпис Розшифровка підпису
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма засвідчувального напису справи


Додаток 9

|--------------------------------------------------------------

|20 | Код держархіву______|

| | Код установи ______|

|---|------------------------------------------------------- |

| | _________________________________ |Ф. N _______ | |

|30 | _________________________________ |Оп. N _______ | |

| | _________________________________ |Справа N ______ | |

|---|------------------------------------------------------- |

| 5 | (Найменування державного архіву) |

|---|------------------------------------------------------- |

| | ____________________________________________________ |

|50 | ____________________________________________________ |

| | ____________________________________________________ |

| | ____________________________________________________ |

|---|------------------------------------------------------- |

| | (Найменування установи і структурного підрозділу) |

|35 | |

|___|___________Справа N _______ Том N ________ |



|15 | |

|---|------------------------------------------------------- |

320| | ____________________________________________________ |

| | ____________________________________________________ |

|70 | ____________________________________________________ |

| | ____________________________________________________ |

| | ____________________________________________________ |

| | ____________________________________________________ |

|---|------------------------------------------------------- |

| | (заголовок справи) |

|25 | |

|---|------------------------------------------------------- |



| | (дата) |

|20 | |


| | На ____ аркуш. |

| | Зберігати ____________ |

|---|--------------------- |

| | |Ф. N _______ | |

|30 | |Оп. N _______ | |

| | |Справа N ______ | |

|---|---|----------------| |

| | |<-------------->| |

|20 | 60 |

-----------------------------------------------------------------

| 230 |

<------------------------------------------------------->

| |

Додаток 10

ЗАТВЕРДЖУЮ ЗАТВЕРДЖУЮ

Посада керівника установи- Посада керівника установи-

здавальника приймальника

________ _____________________ ________ _____________________

(підпис) (розшифровка підпису) (підпис) (розшифровка підпису)


Дата (гербова печатка) Дата (гербова печатка)
Акт

________________________________

(місце складання)

приймання-передавання документів

в архів іншої установи

Підстава: _______________________________________________________

(зміст рішення, номер і повна назва фонду,

_________________________________________________________________

що передається; найменування та адреса архіву

_________________________________________________________________

установи-здавальника)

____________________________________________________________здав,

а______________________________________________ прийняв документи

(найменування та адреса архіву установи-приймальника)


названого фонду і довідковий апарат до нього:

------------------------------------------------------------------

| N | Номер і назва описів | Кількість | Кількість | Примітка |

|з/п| |примірників | справ | |

| | | кожного | | |

| | | опису | | |

|---+-----------------------+------------+-----------+-----------|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |

------------------------------------------------------------------
Усього___________________________________________________________

(за графами 2-4)


Передавання здійснив: Приймання здійснив:

____________________________ ____________________________

(посада, підпис, розшифровка (посада, підпис, розшифровка

підпису) підпису)


Дата Дата
Формат А4 (210х297)
Форма акта приймання-передавання документів в архів

іншої установи



СПИСОК ДЖЕРЕЛ
1. Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (нова редакція).
2. Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади».
3. Постанова Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002р. № 1739 «Деякі питання формування і функціонування Національного архівного фонду».
4. Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій. – К., 2001.
5. Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій, підприємств із зазначенням термінів зберігання документів, - К., 1998 із змінами і доповненнями до нього .


База даних захищена авторським правом ©res.in.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка