Державний архів Донецької області Примірна номенклатура справ



Сторінка1/8
Дата конвертації08.05.2016
Розмір1.46 Mb.
  1   2   3   4   5   6   7   8
Державний архів Донецької області

Примірна номенклатура справ

міської ради, виконавчого комітету

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання експертно-

перевірної комісії державного

архіву Донецької області

від 15.03.2013 № 3


Донецьк 2013

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор держархіву

Донецької області

___________Н.Д.Буценко

________________2013 р.

Примірна номенклатура справ

міської ради, виконавчого комітету міської ради


з/п

Заголовок справи (тому, частини)

Строк зберігання справи (тому, частини)

Номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5



01 - Міська рада










1

Закони, постанови інші акти Верховної Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів и комісій Верховної Ради України. Копії

Доки не мине потреба1

ст.1-б

1Що стосуються діяльності міськради - постійно

2

Укази, розпорядження Президента України. Копії

Доки не мине потреба1

ст.2-б

1Що стосуються діяльності міськради - постійно

3

Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України. Копії

Доки не мине потреба1

ст.3-б

1Що стосуються діяльності міськради - постійно

4

Рішення, протоколи засідань обласної Ради з основної діяльності, надіслані до відома

Доки не мине потреба1

ст.6-а

1Що стосуються діяльності міськради - постійно

5

Розпорядження голови обласної державної адміністрації, надіслані до відома

Доки не мине потреба1

ст.3-б,

16-а


1Що стосуються діяльності міськради – постійно

6

Рішення, протоколи засідань колегії облдержадміністрації, надіслані до відома

Доки не мине потреба1

ст.9-б

1Що стосуються діяльності міськради - постійно

7

Розпорядження міського голови з основної діяльності. Копії

Доки не мине потреба

ст.16-а

Оригінали - в загальному відділі

8

Рішення виконавчого комітету міської ради. Копії

Доки не мине потреба1

ст.7-б

1Що стосуються діяльності міськради – постійно. Оригінали - в загальному відділі

9

Доручення органів державної влади, місцевого самоврядування, документи (довідки, огляди, доповіді, розрахунки) з їх виконання

Доки не мине потреба

ст. 6-а

Що стосуються діяльності міськради - постійно

10

Протоколи засідань сесій міської ради


Постійно

ст.9-а




11

Документи (рішення, доповіді, довідки) до протоколів сесій міської ради

Постійно

ст.9-а




12

Протоколи засідань депутатських днів

Постійно

ст.14-а




13

Документи (паспорт міста, устав міста, гімн, герб) що стосуються символіки міста

Постійно




Протокол засідання ЕПК від 13.07.2005 №4

14

Перспективний план роботи міської ради


Постійно

ст.157-а




15

Плани організаційно-технічних заходів щодо проведення сесій міської ради

Доки не мине потреба




Протокол засідання ЕПК від 13.07.2005 №4

16

Місячна план – сітка основних заходів міської ради

1 рік

ст.161




17

Документи (порядки ведення постанови, рішення, протоколи засідань, рекомендації, довідки, плани роботи, акти, заходи) постійно-діючих депутатських комісій

Постійно

ст.14-а

Документи кожної комісії формують в окремі справи

18

Документи (довідки, доповідні записки, огляди, розрахунки) з виконання державних і регіональних програм

Доки не мине потреба

ст.148-б

Оригінали - в документах до протоколів сесії міської ради

19

Документи (плани роботи, звіти, інформації) про діяльність органів самоорганізації населення

Постійно

ст.1226




20

Документи (плани роботи, звіти інформації) постійно-діючих дорадчих органів

Постійно

ст.14-а




21

Документи (доповідні записки, довідки, акти, висновки, звіти, пропозиції) з перевірки роботи селищних рад з основних питань діяльності

Постійно

ст.76-а




22

Документи (плани, доповіді, довідки, листи) з питань навчання керівників селищних рад

5 років ЕПК

ст.537




23

Депутатські запити та документи (довідки, доповідні записки, інформації, висновки, листування) з їх виконання

5 років ЕПК

ст.8




24

Угоди про економічне та культурне співробітництво з різними регіонами України та зарубіжними країнами

Постійно

ст.62




25

Документи (протоколи зустрічей, звіти, доповіді, інформації) про прийом представників зарубіжних країн

Постійно

ст.911




26

Документи (програми, плани проведення зустрічей, графіки, маршрути) про приїзд і перебування в місті визначних діячів України та представників зарубіжних країн

Постійно

ст.911




27

Довідки зі звітами депутатів перед виборцями, заходи щодо виконання наказів виборців

Постійно

ст. 83-а




28

Накази виборців і заходи щодо їхнього виконання

Постійно

ст. 82-а




29

Статистичний звіт про склад депутатів, виконавчих комітетів, постійних комісій, міських та селищних рад (ф.№1)

Постійно

ст. 302-б




30

Аналіз стану роботи з розгляду депутатських запитів та звернень

Постійно

ст.83-а




31

Списки депутатів міської ради


Постійно

ст.525-а




32

Картки персонального обліку депутатів міської ради

75 років

ст.499

Після складення повнова-жень

33

Картки, журнал реєстрації рішень сесії міської ради

Постійно

ст. 121-а




34

Документи (заяви, особисті листки, документи про освіту, тощо) помічників депутатів

75 років

ст.495

Після переобран-ня

35

Документи (згоди, повідомлення тощо) суб’єктів персональних даних про включення їх даних до бази на обробку персональних даних

5 років1

ст.82-б

1У разі неодноразового звернення – 5 років після

останнього розгляду



36

Листування з облдержадміністрацією та обласною радою з питань роботи місцевих рад

5 років ЕПК

ст.22




37

Журнал обліку депутатських запитів та звернень

5 років

ст.124




38

Журнал реєстрації посвідчень помічників депутатів

3 роки

ст.1035




39

Журнал реєстрації документів з питань обробки персональних даних

5 років

ст.124




40

Журнал обліку відвідувань міської ради представниками зарубіжних країн


Постійно

ст.940






02 - Загальний відділ










41

Закони, постанови інші акти Верховної Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів и комісій Верховної Ради України. Копії

Доки не мине потреба1

ст.1-б

1Що стосуються діяльності міськради - постійно

42

Укази, розпорядження Президента України. Копії

Доки не мине потреба1

ст.2-б

1Що стосуються діяльності міськради - постійно

43

Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України. Копії

Доки не мине потреба1

ст.3-б

1Що стосуються діяльності міськради - постійно

44

Рішення, протоколи засідань обласної ради з основної діяльності, надіслані до відома

Доки не мине потреба

ст.6-а

Що стосуються діяльності міськради - постійно

45

Розпорядження голови обласної державної адміністрації, надіслані до відома

Доки не мине потреба1

ст.3-б,

16-а


1Що стосуються діяльності міськради – постійно


46

Рішення, протоколи засідань колегії облдержадміністрації, надіслані до відома

Доки не мине потреба1

ст.9-б

1Що стосуються діяльності міськради - постійно

47

Доручення органів державної влади, місцевого самоврядування, документи (довідки, огляди, доповіді, розрахунки) з їх виконання

Доки не мине потреба

ст. 6-а

Що стосуються діяльності міськради - постійно

48

Правила, положення, інструкції, методичні вказівки, рекомендації з питань діловодства та роботи із зверненнями громадян

До заміни новими

ст.20-б




49

Положення про загальний відділ

Постійно

ст.39




50

Посадові інструкції працівників загального відділу

5 років1

ст.43

1Після заміни новими

51

Протоколи засідань виконавчого комітету міської ради та документи (проекти рішень, довідки, інформації тощо) до них

Постійно

ст.7-а




52

Розпорядження міського голови з основної діяльності

Постійно

ст.16-а




53

Протоколи нарад у міського голови

5 років ЕПК

ст.13




54

Протоколи нарад у заступників міського голови

5 років ЕПК

ст.13




55

Протоколи засідань постійно-діючих комісій, рад при виконкомі та документи (листи, інформації, звіти тощо) до них

Постійно

ст.14-а




56

Документи з грифом «Для службового користування», що стосуються діяльності міськвиконкому

10 років ЕПК




Протокол засідання ЕПК від 13.07.2005 №4

57

Документи (річний, піврічні, квартальні, місячні плани та звіти) про роботу відділу

1 рік

ст.161, 299




58

Документи (згоди, повідомлення тощо) суб’єктів персональних даних про включення їх даних до бази на обробку персональних даних

5 років1

ст.82-б

1У разі неодноразового звернення – 5 років після

останнього розгляду



59

Відомості про документообіг в апараті міськради

5 років

ст.115




60

Документи (акти, довідки, доповідні записки) про перевірку стану діловодства в апараті міськради та управліннях (відділах)

1 рік1

ст.116

1Після наступної перевірки

61

Приймально-здавальні акти з усіма додатками при зміні відповідальних працівників відділу

3 роки1

ст.45-б

1Після зміни посадових відповідальних і матеріально відповідальних осіб

62

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями з питань житлового господарства, містобудування та архітектури

5 років ЕПК

ст.22, 23




63

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями про забезпечення законності, охорони прав, свобод і законних інтересів громадян

5 років ЕПК

ст.22, 23




64

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями з питань соціально– економічного розвитку міста

5 років ЕПК

ст. 22, 23




65

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями про фінансування, затвердження та виконання бюджету, ціноутворення, індексацію, виділення та використання коштів тощо

5 років ЕПК

ст.22, 23




66

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями про управління майном, приватизацію комунального і державного майна, сприяння розвитку підприємництва

5 років ЕПК

ст.22, 23




67

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями про реалізацію ринкових відносин і реформування у промисловості, топливно-енергетичному комплексі, транспорті та зв’язку

5 років ЕПК

ст.22, 23




68

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями про представлення працівників до державних нагород, висування і затвердження кандидатур на здобуття державних премій

5 років ЕПК

ст. 22, 23




69

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями про реалізацію ринкових відносин і реформування в агропромисловому комплексі

5 років ЕПК

ст.22, 23




70

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями про стан і розвиток освіти і науки


5 років ЕПК

ст. 22, 23




71

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями про стан і розвиток культури та засобів масової інформації

5 років ЕПК

ст.22, 23




72

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями з питань охорони здоров’я

5 років ЕПК

ст.22, 23




73

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями з питань сім’ї, жінок, молоді та неповнолітніх

5 років ЕПК

ст.22, 23




74

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями про використання природних ресурсів, охорони, водопостачання та меліорації

5 років ЕПК

ст.22, 23




75

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями про захист населення від наслідків Чорнобильської катастрофи та з питань екологічної безпеки

10 років ЕПК

ст.2101




76

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями з питань забезпечення соціального захисту, зайнятості населення, праці та заробітної плати

5 років ЕПК

ст.22, 23




77

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями з питань кадрової роботи та державної служби

5 років ЕПК

ст.22, 23




78

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями з правових питань

3 роки

ст.96




79

Листування з органами місцевого самоврядування (сільськими, селищними і міськими радами) та їх виконавчими комітетами, виборчими комісіями з організаційних питань їхньої діяльності

5 років ЕПК

ст.22, 23




80

Списки постійних кореспондентів та їх адреси

1 рік

ст.1036

Після заміни новим

81

Картки реєстрації розпоряджень міського голови з основної діяльності

Постійно

ст.121-а




82

Картки реєстрації рішень виконкому міської ради

Постійно

ст.121-а




83

Реєстраційні картки (бази даних) вхідних, вихідних та внутрішніх документів

3 роки

ст.122




84

Реєстр на відправлену кореспонденцію

1 рік

ст.128




85

Журнал обліку бланків суворої звітності

3 роки

ст.127-а




86

Журнал обліку врученої кореспонденції (розносні книги)

1 рік

ст.127-г




87

Журнал обліку та видачі печаток і штампів

3 роки

ст.1034




88

Картки і журнали реєстрації телеграм, телефонограм, факсів

1 рік

ст.126




89

Журнал обліку вхідної кореспонденції, яка не підлягає реєстрації

3 роки

ст.122




90

Журнал реєстрації чергувань робітників міськвиконкому

1 рік

ст.1171




91

Журнал реєстрації доручень міського голови

Постійно

ст.121-а




92

Журнал обліку громадян, яким присвоєно звання «Почесний громадянин міста»

Постійно

ст.658-а




93

Журнал реєстрації документів з питань обробки персональних даних

3 роки

ст.122




94

Журнал реєстрації вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом «Для службового користування»

3 роки

ст.122




95

Журнал обліку друку документів з грифом «Для службового користування»

1 рік

ст.127-в




96

Журнал обліку видачі працівникам апарату міськвиконкому документів з грифом "Для службового користування"

1 рік

ст.127-г




97

Журнал реєстрації приходу на роботу і виходу з роботи працівників апарату міськвиконкому

1 рік

ст.408




98

Номенклатура справ відділу

3 роки2

ст.112-в

2Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву організації




  1   2   3   4   5   6   7   8


База даних захищена авторським правом ©res.in.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка